Quand convertir en PDF ? [2021]

Je suis fan du format PDF (qui signifie « Portable Document Format ») ! C’est un format qui a plus de 25 ans d’existence. Vous le trouvez intégré dans beaucoup de nos outils bureautiques.

Conservation de votre mise en page

L’intérêt premier du format PDF, c’est qu’il permet de « figer » toute mise en page. Ainsi, le destinataire de mon fichier aura le même résultat à son écran que moi : ce qui n’est pas le cas pour un simple document Word.

Réduction de la taille du fichier

Le format PDF permet aussi d’alléger la taille de votre fichier d’origine : important quand on doit l’envoyer par email. Un atout particulièrement appréciable quand on travaille à l’international !

Portabilité

Un autre aspect du format PDF très utile à l’international : sa portabilité. Quelques soient les logiciels installés sur l’ordinateur de votre destinataire, il sera toujours capable d’ouvrir votre PDF : il suffit de télécharger gratuitement PDF reader.

Les exceptions

Chacune de ces assertions comportent bien sûr des exceptions.

Le format PDF permet d’encapsuler du contenu (texte et images), mais aussi plein d’autres éléments tels que les polices de caractères. La mise en page peut toutefois être mise à mal sur l’ordinateur de votre destinataire. Si aucune des polices de caractères ne correspondent sur l’ordinateur du destinataire (plutôt rare), la mise en page peut en être affectée.

Quant à la réduction de taille, le format PDF n’est pas toujours le plus « léger ». Faites le test suivant :

  • Conversion d’un document Word qui ne contient que du texte
    Le PDF sera en fait plus « lourd » que votre document Word !
    Dans mon exemple (image à droite), mon document Word fait 13 Ko, mais son équivalent PDF « pèse » 28 Ko, soit plus du double ;
  • Conversion d’un document Word qui contient des images (et éventuellement du texte)
    La conversion en PDF présentera un fort intérêt, puisqu’il sera effectivement plus « léger » que le document Word correspondant.
    Dans mon exemple, le document Word fait 409 Ko, et une fois converti, il est réduit à seulement 52 Ko.

Alors, quand l’utiliser ?

Dès que vous avez un document à transmettre, utilisez la conversion PDF. Même si la taille de votre document Word ne s’en voit pas réduite, vous pourrez toujours l’envoyer. En effet, la plupart des services de messagerie aujourd’hui vous permette d’aller jusque 25 Mo par envoi.